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여러분들도 잘 아시는 내용이지만 2020년 12월 10일 전자문서 및 전자거래 기본법이 개정되면서, 현재 공공시장을 필두로 금융시장에서도 전자문서 및 전자서식의 업무 활용이 날이 갈수록 증가하고 있습니다.  

전자계약은 당사자가 '서명했다는 사실'을 증명할 수 있어야 효력이 인정됩니다. 전자문서법과 같은 시기에 '전자서명법 개정'이 진행되었는데요. 이에 따라 공인전자서명제도는 폐지되고, '서명자의 실지 명의를 확인할 수 있는 전자서명'으로 변경되었습니다. 

이러한 정부의 가이드를 통해 전자문서의 법적 효력 및 서면의 요건은 날로 커져가는 전자서식 시장의 흐름에 맞도록 정리가 되고 있지만, 구체적으로 전자문서/전자서식을 이용한 계약 등에 사용되는 '전자서명'의 효력과 법적 증거력에 대해서는 현재에도 해석의 차이가 분분합니다. 이러한 전자서명의 법적 증거력의 모호성으로 인해, 그간 전자서식 시스템을 구축하고도 종이 문서 등의 원본을 보관하는 등의 고충이 있어 왔던 것도 사실입니다.

이 와중에 법제처가 2024년 8월, 종이 없는 행정 구현을 위한 4개 법률의 일부개정에 관한 법률안을 입법예고 하였습니다. 그 골자는 ‘원본개념에 전자문서를 포함’하는 것으로, 법령상 원본의 개념이 명확하지 않아 원본을 관행적으로 종이문서로 해석하는 혼란을 방지하여 행정 및 국민의 편의를 제고하고 디지털 확산의 기반을 마련하기 위해, 법령상 원본의 개념에 전자문서도 포함됨을 명확히 하는 내용으로 「국세기본법」 등 4개 법률을 개정하려는 것입니다. 

이 개정안이 시행될 경우 행정 법령상 서류의 ‘원본을 보관, 비치’할 때 전자적 형태로 보관하는 것이 가능해질 뿐 아니라 종이 원본을 대조 및 확인을 요구하던 행위 또한 보관중인 전자문서만으로 법적 효력을 갖는 것이 가능해집니다.

이러한 정부 주도의 규제철폐 움직임을 통해 그간 종이문서 보관요건이 사라지게 되어 전자서식 기반의 시스템을 구축하고도 명확하지 않은 법적 해석으로 인해 종이문서 프로세스를 유지해야 했던 업계의 고충이 사라지게 되었습니다. 

'실지명의'의 주요 특징은 다음과 같습니다.

'실지명의 확인'이라는 표현은 이러한 실제 본인이 맞는지 검증하는 과정을 의미합니다. 이는 금융 거래, 계약 체결, 공공 서비스 이용 등에서 중요한 절차로 활용되며, 앞서 언급한 다양한 전자적 방법들을 통해 이루어집니다. 다시 말하면, 전자서식에 들어가는 실지명의의 확인은 서명이라는 행위를 진짜 본인이 했는가를 증명하는 것이고 기존에 행정기관 및 은행등에서 대면 업무시 주민증,운전면허증,여권 등으로 확인하던 행위를 대체하는 수단의 기능을 합니다. 

그런데 실지 명의를 확인할 수 있는 전자서명이란 무엇일까요? 아쉽게도 전자서명법에는 행정전자서명, 사법전자서명 등 전자공문서에 대한 법률적 명시적 규정이나 지침이 있는 경우를 제외하면, 거래 및 계약 등의 민사적 전자서명에 대한 구체적 가이드라인이던지 법적 증거력에 대한 내용이 명확히 기술되어 있지 않습니다. 그간 공인인증기관에서 독접하던 공인인증서가 그러한 역할을 주로 수행해 왔습니다만, 공인인증서가 폐지된 이후로는 더욱 더 복잡한 상황이 대두되었습니다. 

여러 자료를 조사한 결과 법적인 효력을 가진 서명 요건은 아래 요구사항을 만족해야 합니다.

극단적이지만 민사 등의 법률관계에서 전자서명이 증거능력을 가질 수 있기 위해서는, 위의 요건을 만족시키는 기술적인 장치를 통해 증거능력을 보완해야 합니다.

번외로, 전자서식의 효력에 대한 민법과 형법의 차이점을 요약한 내용도 한번 참조하시면 도움이 되실 것입니다. 

위의 내용을 종합하면 민법과 형법의 다소간의 차이가 있기는 하지만, 결론은 다음과 같이 요약됩니다. 민법과 형법을 막론하고, ‘전자문서 및 전자서명은 증거력이 있으나 그 자체로 증거력이 완결하지는 않고, 주요한 거래 및 계약관계를 증명하기 위한 증거력을 갖기 위해서는 위의 내용과 같이 증거력을 보강하는 전자적이고 기술적인 방안을 마련하는 것이 필요하다고 결론 지을 수 있습니다. 

실제 민사 등의 법적 분쟁 발생 시, 해당 전자서명의 신뢰성, 무결성, 부인방지 등을 종합적으로 고려하여 법원이 증거력을 판단하는 판례등에 비춰볼 때에도 전자서명은 법적으로 본인확인의 증거력을 가질 수 있지만, 그 정도는 사용된 기술과 방식, 그리고 구체적인 상황에 따라 달라질 수 있습니다. 

그렇다면 위에 기술한 증거능력을 보완할 방법은 무엇일까요 ? 

첫째, 실지명의에 대한 전자적 증명 방법입니다. 

기존에는 전자서명 및 거래 등에서 공인인증서가 유일한 역할을 했다면 위의 2020년 12월 10일의 전자서명법 개정에 따라 더 이상 공인인증서가 유일한 법적 효력을 갖는 수단이 아니게 되었습니다. 이제는 “공인” 인증서 제도를 폐지하고 각종 인증사업자가 발행하는 인증서들을 그 효력에 있어 평등하게 취급하겠다는 것이 주요 내용입니다. 이를 비유하자면, 아무 업체라도 법에서 규정하는 요건을 충족한다면 모두에게 인증사업자의 자격이 있음을 인정하는 내용입니다. 이러한 변화는 전자서식 관련 업체 및 시장에는 광범위한 영향을 미치게 되었습니다. 기존 공인인증 기관들의 독점적 지위가 상실됨에 따라 다양한 민간 기업들이 전자서명 시장에 진입할 수 있게 되었고, 더 간편하고 사용자 친화적인 인증 방식(ex 블록체인, 다중인증, 클라우드 인증, 전화인증, 금융인증, 간편인증, 이메일인증)들이 실지명의의 확인 도구로서 등장하게 되었습니다. 

두번째, 전자서명은 본인확인의 중요한 수단이 될 수 있지만, 완전한 증거력을 위해서는 추가적인 보안 조치나 인증 방법과 함께 사용되는 것이 바람직하며, 관련 행위에 대한 기록이나 증거 등을 안전한 형태로 관리 및 보관, 제시할 수 있어야 합니다.

이러한 요구에 부응하기 위하여 전자서식 업계는 감사추적인증서라고 하는 증거능력 보완의 장치를 마련하게 됩니다. 감사추적인증서는 전자문서의 생성, 수정, 전송, 수신 등 전체 과정에 대한 이력을 기록하고 인증하는 전자적 증명서입니다. 이는 문서의 변경여부, 문서 라이프싸이클 전체에 관련된 활동 기록, 각 행위의 정확한 시간을 기록하는 문서입니다. 보통은 아래의 정보를 포함하고 있으며 전자서식의 용도에 따라 추가적인 정보도 기록될 수 있습니다. 

감사추적증명은 다음과 같은 기능을 수행합니다. 

이러한 측면에서 특히 전자계약의 주용도인 기업의 민사적인 행위 (당사자간의 계약, 확인, 접수, 확약) 등의 업무에는 증거능력의 보강을 위해 전자서식 및 전자서명과 연계된 감사추적 인증 프로세스를 추가하는 것을 시스템 구축시 고려해야 합니다.

뉴스레터에서 적기에는 많은 내용을 이야기했습니다만 전자서식 시스템의 구축을 고려하는 고객입장의 결론을 종합하면 다음과 같습니다.  

일반적으로 기업에서 기업 비즈니스와 관련된 전자서식 시스템을 구축할 경우, 

너무 많은 인증 서비스의 난립으로 사용자 및 시스템 구축 사업자의 입장에서는 이용하려는 서비스에서 요구하는 인증서를 발급 받아야만 사용이 가능한 단점과 사업체 입장에서는 각각 연동을 시켜야 하는 단점을 극복하고자, 올해 과기정통부-KISA 에서는 디지털인증확산센터를 개소하여 하나의 전자서명인증서로 다양한 서비스를 쓸 수 있도록 디지털 인증 확산센터를 개소하였습니다. (기사참조 : https://www.hankyung.com/article/202406183395i)

참고 문서 

- 법률신문, 2024-01-14 전자문서의 성질과 증거력(https://www.lawtimes.co.kr/opinion/194723)

- 법제처 (전자서명법) (https://www.law.go.kr/법령/전자서명법)

- 전자문서통합지원센터, 전자문서의 법적효력 (https://www.npost.kr/front/eIntro/legEffect.do)

- 법무법인 민후, 개정 전자서명법의 법적 파급력과 발전방향