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지난 뉴스레터에서 알려드린 것 처럼, 유비스톰의 누적 솔루션 도입 고객이 (웹리포팅 및 전자서식 솔루션)가 1천 Site를 돌파함에 따라서 언론사 및 시장조사기관, 그리고 금융 기관 등에서 종종 유비스톰 마케팅팀에 솔루션 시장규모 혹은 전체 시장 규모, 그리고 시장 트렌드 관련 질문이나 언급을 요청받는 경우가 종종 있습니다.

이럴 때 저희는 매우 난감한 상황에 맞닥드리게 됩니다. 예를 들면, 정부의 전자문서 관련 법률안 개정, 그리고 시장의 주요한 변화나 관련 업계의 움직임 등과 관련하여 저희 회사입장이나 움직임 등에 대한 질문 등은 답이 어렵지가 않습니다만, 질문에 덧붙인 저희 솔루션 점유율 및 목표 시장 규모, 전체 시장규모 등에 대한 답을 할 마땅한 근거가 없기에 주저주저하게 됩니다. 게다가 전자서식 시장에 대한 정의도 확실하게 구분되어 있지 않은 관계로 더욱 매우 난감하게 되지요.

나름 업계에서 오래되신 취재 기자들과 시장조사 기관의 조사원들도 전자문서와 전자서식 개념을 혼동하고 있으며, 특히 시장 저희는 전자서식 업계이기에 전자문서 전체 시장을 조망하는 것은 어렵다고 말씀을 드려도 그게 무슨 차이인지를 다시 한참을 설명드려야 하는 경우가 비일비재합니다. 전자서식 구축 프로젝트의 현업 고객분들 조차도 전자문서와 전자서식을 혼용하는 것은 물론, 전자문서시스템(예를들면 EDMS와 같은)에서 요구될법한 요구사항들을 구분하지 않고 저희에게 요청하는 경우도 많습니다.

따라서 전자문서와 전자서식에 대한 개념을 좀 더 명확하게 가져가야 할 필요가 있습니다. 저희가 전자서식 시스템을 구축하면서 많은 고객들을 만나보면서 느끼는 것은 명확하지 않은 개념으로 인한 요구사항의 혼돈으로 프로젝트 진행 및 시스템 개발 단계에서 낭패를 보는 경우를 종종 보게되기 때문입니다.

이번 섹션에서는 먼저, 전자문서와 전자서식의 구분 방법과 그 차이점을 여러분께 공유드리는 시간을 갖고, 그 다음 시장규모를 추산하는 제 나름대로의 노하우를 설명드리려고 합니다.

1.    1. 전자문서와 전자서식의 구분

먼저 두괄식으로 정리하자면, 전자문서는 큰 범위의 전자적 문서형식을 총괄하여 부르는 명칭이고, 전자서식은 전자문서에서 정보의 수집과 구조화된 관리를 목적하여 설계된 전자문서를 일컫는 명칭입니다. 즉 전자문서라고 하는 큰 범위아래 전자서식이 위치하게 되는 것입니다.

이를 보다 명확하게 정의하자면 다음과 같습니다.

이를 저희 업계에서 고객에게 설명할 때 사용하는 구분 방법으로 나눠서 설명하면 더욱 쉽게 이해가 쉬우실 겁니다.

이 정의와 구분은 업계에서의 일반적인 이해를 바탕으로 정리한 것입니다만, 실제 사용되는 맥락이나 업무 환경, 법적 맥락에 따라 이 두 개념의 구분이 다소 모호해질 때도 있습니다. 예를 들어, 어떤 전자문서 시스템은 서식 기능을 포함하기도 하고(ex; U社 등의 PDF기반의 전자서식 솔루션), 어떠한 기사에서는 전자서식을 ‘전자문서 생성솔루션’으로 표현하기도 합니다. 또한 저희 회사의 MySuit eForm (마이슈트 이폼) 솔루션을 포함한 전문 전자서식 솔루션 또한 최종 전자서식의 유통 포맷을 PDF로 보관하는 경우가 많아서 보관되는 전사서식 솔루션의 결과물을 전자문서라고 부르기도 합니다. 종합하면 전자문서와 전자서식은 모두 디지털 정보를 다루지만, 그 목적과 구조, 활용 방식에서 차이를 보입니다. 전자문서가 보다 일반적이고 자유로운 형태의 정보 전달 수단이라면, 전자서식은 구조화된 데이터 수집과 처리를 위한 특화된 형태의 전자문서입니다.

고객들께서는 이러한 구분법과 솔루션 개념의 차이를 인지하시고, 업무 환경과 니즈에 따라 적절한 솔루션군을 선택하여 사용하는 것이 중요합니다.

특히 사용자 데이터가 표현되면서 유저의 입력 필드, 싸인, 선택 등이 입력되면서 유효성 검사를 포함되어야 하는 업무하는 MIS성 업무, 그리고 데이터를 포함한 문구나 서식이 데이터와 연계되어 유동적으로 변경되면서 ERP 나 SCM, MES, CRM 등의 시스템과 연동되어 구조화된 입력데이터의 수집을 통한 자동화된 처리가 필요한 업무에는 전자문서가 아닌 전자서식 솔루션을 검토해야 힙니다.